Wissensarbeiter und das Toyota-Prinzip

5 Maßnahmen, wie Sie Wissensarbeit in Ihrem Unternehmen produktiver machen

1. Decken Sie Verschwendung auf. Auch in der Wissensarbeit wird viel Zeit verschwendet. Beispiele: Warten auf den Drucker, Termine für Sitzungen abstimmen, unnötige Mails lesen, weil Kollegen die CCFunktion übernutzen.  Quellen von Verschwendung lassen sich mit einer Wertstrom-Analyse aufdecken. Vorgehen: Teilen Sie die Tätigkeit eines Teams in einzelne Arbeitsschritte auf und vermerken Sie auf jeder Stufe, welcher Wert dadurch entstanden ist. Fragen Sie sich außerdem: Warum wurde das getan? Eliminieren Sie unnötige Abläufe, indem Sie Standards schaffen oder Tätigkeiten besser organisieren.
2. Machen Sie Wissen sichtbar. Lassen Sie sich nichts einreden: Vieles, was Wissensarbeiter tun, lässt sich in einer Art Gebrauchsanweisung erfassen. Bitten Sie Mitarbeiter, ihre Tätigkeiten zu beschreiben. Fragen Sie: „Was tun Sie immer wieder?“ Schauen Sie sich bereits abgearbeitete Aufgaben an, um Muster zu erkennen. Wiederkehrende Tätigkeiten sollten Sie standardisieren und dazu eine Anleitung erstellen.
3. Legen Sie fest, wer mit wem redet. Hier hilft oft schon eine Tabelle, in der steht: Mitarbeiter A erstattet Mitarbeiter B einmal pro Woche Bericht. Sorgen Sie für einheitliche Begrifflichkeiten. Beispiel: Das Wort „Deadline“ muss für alle Mitarbeiter die gleiche Bedeutung haben. Erfahrung: Viele der internen Konflikte in Unternehmen entstehen durch sprachliche Unschärfen.
4. Gehen Sie Probleme schnell und direkt an. Grundsatz: Das Problem sollte da gelöst werden, wo es verursacht wurde – denn dort gibt es das meiste Wissen. Beispiel: Tritt bei einer Maschine ein technischer Fehler auf, sollte ihn der Ingenieur, der sie konstruiert hat, beheben – gegebenenfalls mit der Hilfe erfahrener Kollegen.
5. Machen Sie kleine Schritte. Wissensarbeit lässt sich nicht auf einen Schlag auf Lean-Methoden umstellen. Starten Sie mit einigen Pilotprojekten, bei denen der potenzielle Nutzen am größten ist. Dokumentieren Sie Ihre  Erfahrungen; organisieren Sie Treffen zwischen Teamleitern, damit diese sich austauschen können. Wichtig: Motivieren Sie das Führungspersonal. Erfahrungen zeigen: Wird der erste Lean-Workshop von der jeweiligen Führungskraft geleitet (zusammen mit einem Trainer), sind die Erfolgsaussichten wesentlich größer.